Протокол собрания собственников многоквартирного дома: образец, подводные камни и важные детали

Собрания собственников проводятся, когда нужно решить вопросы, связанные с управлением общим имуществом. Например, на таких сборах жильцы могут запретить размещение рекламного плаката на фасаде дома, договориться о ремонте лифтов, смене управляющей компании или утвердить смету на будущий год.

Для фиксации результатов собрания составляется протокол. Этот официальный документ обязателен к исполнению всеми жильцами и организациями, причастными к обслуживанию дома, а за его подделку грозит уголовная ответственность. Разбираемся, как правильно составить протокол, нужны ли приложения к подобному документу и в какие сроки его нужно сдать.

Какое имущество считается общим

Вот перечень имущества, судьбу которого собственники решают совместно:

1. лестницы и лестничные площадки;
2. лифты и лифтовые шахты;
3. чердаки и подвалы;
4. крыша и фасад;
5. земельный участок под домом;
6. системы водо- и газоснабжения, водоотведения, отопления и электроснабжения.

Кто составляет протокол

Чтобы понять, кто из присутствующих на собрании ответственен за протокол, надо разобраться с порядком проведения мероприятия.

У собрания всегда есть инициатор. Им может выступать управляющая компания, один или несколько собственников квартир. Инициатор письменно уведомляет всех участников за 10 дней до даты проведения собрания о предстоящем событии, объясняет повестку, руководит выборами председателя, секретаря собрания и счётной комиссии.  

Выбор кандидатур на эти должности происходит простым голосованием — с помощью поднятия рук. Председатель, секретарь и комиссия могут быть выбраны не на одно голосование, а на определённый период — например, на год. Тогда на следующих собраниях этот вопрос в повестку нужно включать, только если выбранные люди не смогут присутствовать. 

Председателем и секретарём может быть выбран один и тот же человек, он же может стать и членом счётной комиссии. Но такой вариант подходит только для небольших домов — таких, где не более тридцати квартир. 

Особых требований к кандидатурам на эти роли нет, им даже необязательно быть собственниками квартир в доме. Поэтому часто управляющая компания, если она инициировала собрание, предлагает своих сотрудников. 

Председатель управляет ходом собрания, выносит вопросы из повестки на общее рассмотрение, следит за регламентом и порядком. Секретарь ведёт и оформляет протокол.

Счётная комиссия подсчитывает голоса собственников и подводит итоги по каждому вопросу в повестке, выявляет некорректно заполненные бланки для голосования, сверяет список голосующих и собственников.

В конце председатель, секретарь и члены счётной комиссии подписывают протокол. Если в начале собрания не удалось выбрать ответственных лиц, то протокол подписывает инициатор собрания. Этот документ по итогам должен быть заполнен в любом случае.

Что делать с протоколом, если на очное собрание пришло мало людей

Чтобы результаты собрания считались легитимными, нужно достичь кворума. Кворум — это количество собственников, которым совместно принадлежит более 50% площади дома. 

Если на очном собрании кворум не собрался, инициатор всё равно объявляет выборы председателя, секретаря и счётной комиссии, а затем изменяет форму голосования по вопросам из повестки на заочную. Собственники в таком случае заполняют бюллетени дома и сдают их по адресу, который был указан в уведомлении.

Если голосование перенеслось в заочный формат, секретарь готовит два отдельных протокола — для очного собрания и заочного голосования.

Инициатор может изначально предполагать, что на очном собрании кворум не соберётся и заявить очно-заочную форму. Тогда протокол заполняется один раз. 

Обойтись без очного собрания совсем не получится — это запрещено законом.

Что должно быть в протоколе

Протокол оформляется по требованиям, которые указаны в приказе Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр. Разберём их подробнее.

Шапка

В ней указывают:

• название документа — «Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме»;
• дату протокола — день, когда счётная комиссия подсчитала голоса и передала итоги секретарю;
• номер протокола — порядковый номер документа с начала календарного года. Например, если это третье собрание за год, то его регистрационный номер будет «3».
• дату проведения очного собрания. Бывает, что оно длится несколько дней, тогда указывают весь срок;
• адрес, где проводилась очная часть собрания или по которому собирали решения (для очно-заочной и заочной формы);
• информацию об адресе дома, форме проведения собрания и его виде.

Содержательная часть

В неё входят следующие данные.

• Информация об инициаторе собрания. Если им было юридическое лицо, например, управляющая компания, то указывают его реквизиты — ОГРН, ИНН, юридический адрес, полное название. Если физическое лицо, то прописываются ФИО, паспортные данные, номер квартиры и реквизиты документа, который подтверждает право собственности.
  
• Информация о председателе, секретаре и членах счётной комиссии. В протокол заносят их ФИО, если они являются собственниками — номер квартиры и документы на неё.
  
• Данные приглашённых и присутствующих участников (с отсылкой на приложение, так как перечень всех участников получится большой).
  Приглашённые участники — это члены управляющей компании, юристы и другие эксперты, которые поясняют собственникам законодательную базу и объясняют технические детали. В протокол заносятся их ФИО, данные паспорта, а также цель участия.
  Если приглашённые лица — представители юридического лица, то дополнительно указываются их личные реквизиты (ОГРН, ИНН, юридический адрес, название) и реквизиты доверенности.
  Присутствующие участники — собственники, которые посетили очную часть собрания. В протоколе указываются их ФИО, номера квартир.
  
• Данные о том, собирается ли кворум.
  Сначала указывают общее количество голосов, а в отдельной строке — результаты подсчёта кворума. Для последних нужно разделить суммарную площадь квартир проголосовавших собственников на площадь всего дома, а затем умножить на 100. Полученный процент должен быть больше 50, тогда голосование будет считаться состоявшимся, а его результаты — легитимными.
• Информация о суммарной площади жилых и отдельно — нежилых помещений в доме.
• Пронумерованный перечень вопросов из повестки собрания.
• Итоги голосования по каждому вопросу. Они тоже оформляются особым образом.

В каждом пункте сначала пишется полная формулировка вопроса, затем — подробные результаты. Секретарь кратко разъясняет суть обсуждения, выдвинутые предложения и итоги голосования: какой процент участников выступил «за», «против» и какой воздержался. Ещё указывается процент неучтённых бюллетеней, а также прописывается суммарная площадь собственности проголосовавших.

Всех участников собрания указывают в третьем лице.

Пример голосования по поводу выбора счётной комиссии

«Об избрании лиц, осуществляющих подсчёт голосов на собрании
Слушали Иванова Е.А., который предложил образовать счётную комиссию для подсчёта голосов на собрании и избрать в её состав Кудрявцеву Галину Аркадьевну, Сидорова Петра Павловича и Петрова Ивана Геннадьевича.Предложено: «Образовать счётную комиссию и избрать в её состав Кудрявцеву Галину Аркадьевну, Сидорова Петра Павловича и Петрова Ивана Геннадьевича». Итоги голосования:

Количество голосов, не учтённых при подведении итогов голосования по вопросу, —  37,60 (0,66%)

Решили: образовать счётную комиссию и избрать в её состав Кудрявцеву Галину Аркадьевну, Сидорова Петра Павловича и Петрова Ивана Геннадьевича.»Если по какому-то из вопросов было выдвинуто несколько предложений, то все они указываются в подпунктах и по каждому проводится отдельное голосование.В конце протокола указывают адрес, где будут храниться документы, а председатель, секретарь и члены счётной комиссии указывают свою фамилию и инициалы, дату и ставят подписи.

Приложения к протоколу

К протоколу должен быть приложен ряд документов. Если этого не будет сделано, то результаты голосования могут быть оспорены в суде. Вот перечень обязательных приложений.

Реестр собственников квартир

• фамилии, имена, отчества собственников;
• номера принадлежащих им квартир;
• количество принадлежащих им голосов в процентах (площадь квартиры, поделённая на площадь дома и умноженная на 100).

Уведомление о проведении собрания, которое рассылалось собственникам..
Документ, где собрана информация о вручении уведомлений. Он не понадобится только в том случае, если на предыдущих собраниях собственники договорились об иной форме оповещения. Например, не заказным письмом или лично под роспись, а на информационном стенде. В таком случае прикладывают фотографию, где видно, что уведомление было вывешено в рамках договорённостей. 

Список присутствующих на очном собрании. В шапке рекомендуется ссылаться именно на это приложение. В нём указывают ФИО собственников и номера их квартир.

Доверенности, если на собрании были представители юридических лиц.

Документы, обсуждение которых было вынесено в повестку встречи, — например, смета на будущий год. Если на собрании запланировано обсуждение каких-либо бумаг, то они должны быть приложены к уведомлению, чтобы все собственники могли с ним ознакомиться заранее.

Заполненные собственниками бюллетени. Они обязательно должны соответствовать требованиям из 48 (ч.5.1) статьи Жилищного кодекса, иначе их можно будет оспорить.

Бывает, что собственник неразборчиво пишет или допускает описки. Такие бюллетени можно принять, если однозначно понятно, кто и как проголосовал.

В бюллетенях даже допускаются корректировки, но в таком случае обязательно должна стоять подпись собственника и сделана его рукой заметка, что исправленному можно верить.

Другие документы, которые на собрании были признаны обязательными для приложения к протоколу.

Когда сдавать протокол

На оформление протокола отводится десять дней, после чего результаты объявляются всем собственникам, передаются в управляющую компанию и в государственную жилищную инспекцию. Если голосование проводилось заочно, то отсчёт дней начинается с момента окончания приёма бюллетеней. Этот срок устанавливают на очной части собрания. 

Где и сколько хранится протокол

В части 1.1 статьи 46 Жилищного кодекса указано, что срок хранения протоколов и всех приложений — три года. Оригиналы протоколов хранятся в государственном жилищной инспекции. Туда их передаёт инициатор или управляющая компания.

Копии протоколов тоже нужно хранить три года. Всё это время они находятся по адресу, о котором договорились на собрании. Часто таким местом становится квартира председателя или инициатора собрания.

Что будет, если подделать протокол

Протокол собрания считается официальным документом. Такие бумаги заверяют события, имеющие юридическое значение. Протокол, в случае спорных вопросов, примет суд. А решения в нём обязательны к исполнению.

Меры наказания за подделку таких документов указаны в ч. 1 ст. 327 УК РФ и зависят от последствий, которые произошли из-за преступления.

За подделку протокола могут:

• назначить принудительные работы или лишить свободы на срок до двух лет;
• арестовать на срок до шести месяцев.

Наказание последует, если в приложениях к протоколу найдутся ненастоящие или искажённые документы. Но уголовная ответственность наступит только в том случае, если в суде докажут, что такие бумаги приложили специально.

Наказание по ч. 3 ст. 327 УК РФ тоже зависит от последствий преступления. Суд может назначить:

• штраф до 80 000 рублей или в размере шести зарплат;
• обязательные работы на срок до 480 часов;
• арест до шести месяцев;
• исправительные работы до двух лет.

Подведём итоги

Протокол собрания собственников многоквартирного дома — документ, который нужно подготавливать внимательно и ответственно. От него может зависеть исход суда при возникновении спорных вопросов. Если допустить ошибку в оформлении или содержании, его могут признать недействительным и не принять в качестве доказательства правоты.