Как компенсировать аренду жилья сотрудникам: налогообложение и оформление

Если работник компании снимает жильё, в ряде случаев организация обязана компенсировать его расходы на аренду. Также бывают ситуации, когда бизнес выплачивает компенсацию за съём жилья добровольно. Логично, что в таком случае компания хочет вычесть эти расходы из налоговой базы, заплатить меньше взносов в ФСС.

Разбираемся, когда без компенсации за съёмное жильё не обойтись, как её оформить и грамотно учесть расходы.

Когда работодатель обязан выплачивать компенсацию за аренду жилья сотруднику

Расходы работника на съём жилья компенсируются в 3 случаях, об этом говорит глава 24 ТК РФ.

• Человек переехал в другой город или область из-за рабочей необходимости. Тут работодателю придётся не только оплачивать съём жилья, но и компенсировать расходы сотрудника и его семьи на переезд, транспортировку вещей и устройство на новом месте жительства.
• Работники компании часто ездят в командировку в один и тот же регион или город. Организации выгоднее снять там квартиру, чем оплачивать проживание в отеле. Учесть расходы на аренду получится только за то время, когда сотрудники жили в этой квартире. 
• Работа специалиста связана с разъездами. Выплату за аренду квартиры оформляют в виде надбавки к зарплате произвольного размера или компенсируют расходы строго по документам, которые предоставил работник. В первом случае выплата считается частью зарплаты, облагается налогом, страховыми взносами и уменьшает налоговую базу. Во втором случае это компенсация расходов, и тут НДФЛ и страховые взносы не выплачиваются.

Также работодатель должен обеспечить своего сотрудника жильём, если пригласил его на работу из-за границы. При этом оплачивать аренду квартиры для граждан России, которые переехали трудоустраиваться из другого региона, компания не обязана.

Добровольная компенсация найма жилья сотрудникам

Если организация приглашает на работу кадры, проживающие в другом городе или регионе, оплачивать им съём квартиры руководство не обязано. Но работодатель может организовать для них условия проживания добровольно. Есть 3 способа это сделать:

• заселить человека в дом или квартиру, арендованную компанией;
• оплачивать стоимость найма напрямую арендодателю;
• ежемесячно передавать работнику сумму денег, необходимую для оплаты квартиры.

Как оформить компенсацию аренды жилья сотрудникам

Чтобы работник, снимающий жильё, получил деньги, он должен предоставить:

• договор найма, где сотрудник указан как наниматель, а также прописан адрес квартиры и стоимость аренды;
• документы, подтверждающие факт оплаты. Например, расписки от хозяина квартиры о получении денег.

Обязательства по оплате аренды работодатель должен закрепить в трудовом договоре с конкретным сотрудником или в коллективном соглашении. В трудовом договоре можно использовать следующую формулировку:

«Работодатель обязуется возмещать работнику стоимость расходов на наём жилого помещения. Работнику компенсируются расходы, фактически понесённые за наём жилья. Для получения компенсации работнику необходимо представить следующие документы: договор найма жилого помещения, расписку наймодателя».

Как грамотно учесть компенсацию за съём жилья сотрудникам

Рассчитывая налог на прибыль, юридическое лицо имеет право учесть эти траты разными методами. Выплаты могут стать и частью зарплаты в натуральной форме, и расходами бизнеса, которые учитываются в налоговой базе.

Оплата в натуральной форме

По мнению налоговой, компенсация аренды жилья — это доход человека в натуральной форме. Натуральным называют доход, который получают не деньгами, а в виде продуктов, товаров или удобств для личного потребления. Например, работодатель может выдать часть зарплаты товарами, которые производит компания, продуктами питания или снять для работника жильё.

ОСНО. Если компания использует общую систему налогообложения, доля натурального дохода в зарплате одного работника не должна превышать 20% (ст. 131 ТК РФ). 100% дохода учитывают со всеми надбавками и премиями.

УСН. Юридические лица с налоговым режимом УСН «доходы минус расходы» могут уменьшить сумму доходов на расходы за аренду жилья для работников. Эти расходы также не могут быть больше 20% от месячной зарплаты сотрудника, который снимает квартиру.

НДФЛ и страховые взносы. Компенсация за найм жилья облагается подоходным налогом, за неё нужно выплачивать страховые взносы. 

Работодатель выступает налоговым агентом своих работников, поэтому должен удержать и уплатить НДФЛ с суммы компенсации по тем же правилам, что и с ежемесячной зарплаты. Если аренда оплачивается хозяину недвижимости напрямую, НДФЛ вычитают из дохода в денежной форме. Например, зарплата работника до вычета налога составляет 100 000 рублей: 80 000 деньгами и 20 000 — в виде оплаты аренды. Тогда НДФЛ 13% от 100 000 рублей составит 13 000 рублей, на руки работник получит 80 000 – 13 000 = 67 000 рублей.

Вся сумма, потраченная на съём жилья для подчинённых, должна облагаться страховыми взносами, считают в ФНС. Однако судебная практика показывает: если прописать в коллективном договоре, что расходы работников на жильё компенсируются, этот доход не войдёт в базу для начисления взносов. Ч. 1 ст. 7 ФЗ №212 указывает, что взносами облагается только доход, полученный по трудовому договору.

Как провести компенсацию за аренду жилья по бухгалтерии

Компенсации отражаются по счёту 70, если деньги переводят напрямую хозяину квартиру — по счёту 76. В учёте используют следующие проводки:

• дебет 76 кредит 51 — для перечисления денег за аренду;
• дебет 70 кредит 76 — для учёта аренды в зарплате;
• дебет 26 кредит 69 — для начисления страховых взносов;
• дебет 70 кредит 68.2 — для удержания НДФЛ.

Как заполнить расчёт 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ

В расчёте сумму арендной платы указывают в строках 020 и 130, а дату её перечисления арендодателю — в строке 100. В строках 040 и 140 указывают размер НДФЛ с натурального дохода. 

В справке компенсацию обозначают кодом 2530 «Оплата труда в натуральной форме».

Другие виды расходов

Также юридическое лицо может учесть суммы, потраченные на найм жилья для работника, как «другие расходы» (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ). В этом случае юридическое лицо отказывается считать расходы на съём квартиры частью зарплаты и утверждает, что эти траты неразрывно связаны с нуждами и интересами производства: без них фирма не сможет функционировать. 

Расходы на аренду учитываются полностью, их не привязывают к зарплате сотрудника, с них не удерживают НДФЛ, не уплачивают страховые взносы. Данная интерпретация выгоднее для компании, но её придётся отстаивать перед налоговой.

Заключение

• Работодатель должен компенсировать расходы своих работников на аренду жилья, если их работа связана с разъездами и командировками или человек переехал далеко от дома по рабочей необходимости. 
• Приглашённых на работу иностранцев нужно обязательно обеспечить жильём, приглашённых граждан России из другого региона — по желанию работодателя.
• Чтобы получить компенсацию, работнику нужно показать договор найма квартиры и доказательства оплаты.
• Компенсацию можно учесть как натуральный доход работника или другие расходы. Первый вариант облагается НДФЛ и страховыми взносами, второй — нет, но право его использовать придётся отстоять перед налоговой.