Договор аренды квартиры между физическими и юрлицами: как правильно заключить и зарегистрировать

Чтобы сдать квартиру организации, достаточно просто заключить договор аренды — никаких дополнительных документов не потребуется. Но у такого вида взаимоотношений есть свои особенности. В этой статье расскажем, как заключить такую сделку правильно и на что обратить внимание.

Может ли физическое лицо сдать квартиру юридическому

Физическое лицо — это обычный человек, а юридические лица — организации. Если квартиру снимает физлицо, то заключается договор найма, а если юридическое — то договор аренды. Договор аренды квартиры с организацией заключить можно, при этом неважно, кто выступает наймодателем — человек или компания. Такой вид аренды недвижимости у физического лица юрлицом регламентируются гл. 35 ГК РФ, потому что речь идёт именно о жилой площади. Согласно ч.2 ст. 671 ГК РФ, юрлицо в таком случае может использовать квартиру только для проживания граждан — например, своих работников в случаях, если компания отправляет сотрудников в командировку или на работу в другой город. 

А вот использовать жилплощадь в непредназначенных для неё целях нельзя (ст. 615 ГК РФ). Закон запрещает снять квартиру для жилья и открыть там офис или салон красоты. В таком случае арендодатель имеет право потребовать расторжения договора и возмещения убытков, плюс арендатору может грозить административный штраф на основании ч.1 ст. 7.21 КоАП РФ:

• для физических лиц — от 1000 до 1500 рублей;
• для юридических лиц — от 20 000 до 30 000 рублей.

В каком случае компания может снять квартиру

Итак, организация может снять квартиру только для проживания, например, для своих работников во время командировки. Чтобы не возникло споров с налоговой инспекцией, есть определённые условия, которые должны быть соблюдены.

• Сотрудник устроен в штат. По трудовому законодательству, организация обязана возмещать стоимость аренды только для штатных работников. Если в арендованной квартире будут проживать контрагенты, затраты на их проживание можно учесть только в том случае, если эти расходы включены в стоимость договора. В противном случае такие траты будут признаны необоснованными. Затраты на проживание деловых партнёров в большинстве случаев также не могут быть признаны представительскими расходами.
• Служебная командировка. По 168 ТК РФ, это должна быть поездка сотрудника на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом выезды сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер — например, курьеров или водителей — служебными командировками не являются. 
• Жильё используется по назначению. Нельзя включать в расходы компании арендную плату за период, когда арендованное жильё не используется организацией — например, если квартиру сняли для работников, но там никто не живет. Плата за жильё в это время признаётся необоснованной. Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.
  

Что должно быть указано в договоре аренды жилого помещения с юридическим лицом 

Договор аренды квартиры между физлицом и юрлицом по содержанию похож на договор найма, который оформляется между физлицами. Типовой договор с безопасными для собственника и арендатора формулировками можно скачать здесь. В шаблоне следует:

• изменить название: «Договор найма жилого помещения» → «Договор аренды жилого помещения»;
• добавить шапку с названием и реквизитами компании; 
• прописать в качестве нанимателя ответственное лицо от организации, а также основание, на котором оно уполномочено заключать соглашение — например, доверенность.

Также в договоре прописывают следующие данные.

ФИО и паспортные данные арендодателя, а также документ о праве собственности на квартиру — например, выписка из ЕГРН.

Данные о квартире: адрес, этаж, номер и параметры  — площадь, количество комнат.

Срок договора. Организации могут заключить с владельцем квартиры договор аренды на любой срок — от одного дня до нескольких лет. Вот какие особенности есть у разных сроков договоров.

• Краткосрочный договор сроком менее одного года не подлежит обязательной регистрации, а условия и порядок досрочного прекращения стороны могут согласовать по своему усмотрению.
• Долгосрочный договор найма жилого помещения юридическим лицом заключают, если помещение сдаётся на год или дольше. Такой договор обязательно нужно зарегистрировать в Росреестре. Документы на регистрацию подаются через центр госуслуг — МФЦ. Это может сделать одна из сторон: арендодатель или арендатор.
• Бессрочный — документ без даты окончания, действующий до тех пор, пока одна из сторон не прекратит его действие. Такой договор не нужно регистрировать.

Порядок оплаты. Здесь следует прописать стоимость аренды квартиры юридическим лицом у физического лица, а также способ получения денег — наличными или переводом на карту. 

Если квартиру оплачивает компания для своего сотрудника, в договоре нужно прописать, кто будет платить подоходный налог 13%. Обычно это делает юрлицо, которое снимает квартиру. 

Также при заключении договора наниматель отдаёт деньги за страховой депозит, равный сумме ежемесячного платежа. Это гарантия сохранности квартиры и имущества для хозяина. Если жилец ничего не испортит, депозит возвращают при выселении. 

Также следует прописать, кто оплачивает коммуналку и другие счета, например, интернет. По умолчанию, это должен делать арендатор. 

Права и обязанности сторон. Здесь могут быть описаны условия досрочного расторжения, запрет или разрешение на субаренду и тд.

Любые договорённости должны быть зафиксированы на бумаге. Если после подписания договора стороны договорились о каких-то ещё условиях, их прописывают в дополнительных соглашениях.

Как заключить и зарегистрировать договор

Согласно п. 1 ст. 609 ГК, если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, договор должен быть письменным.

Соглашение об аренде на срок более года должно быть зарегистрировано в Росреестре. Вот как это сделать.

1. Записаться на конкретное время и дату на прием в МФЦ.
2. Прийти в назначенное время с паспортом.
3. Заполнить заявление — его выдадут на месте.
4. Уплатить госпошлину: 2000 рублей — для физлиц или индивидуальных предпринимателей, 22 000 рублей — для юрлиц. 
5. Подать заявление и приложить подписанный оригинал договора аренды и копию чека, подтверждающего уплату госпошлины.
6. После подачи получить опись поданных документов, где будет указан номер заявки. По номеру заявки можно отслеживать статус регистрации.

Кратко об аренде с юрлицами

Юридические лица имеют такое же право на аренду жилого помещения, как и физические. Но у таких сделок есть несколько особенностей.

• Квартира может использоваться только для проживания в ней — например во время командировок или обучения. Обустроить в квартире офис или салон красоты нельзя.
• Сотрудник, для которого снимают квартиру, должен быть устроен в штат компании и находиться в служебной командировке вне места постоянной работы.
• Квартиру нужно снимать ровно на срок командировки. Если квартира будет простаивать пустой, затраты на аренду могут признать необоснованными.
• Не все расходы компании на проживание сотрудников в арендованном жилье могут быть представлены к налоговому вычету. Например, могут возникнуть сложности со съёмом квартиры для сотрудников контрагентов или деловых партнёров.
• Договор найма жилого помещения с юридическим лицом не сильно отличается от соглашения между физлицами, за исключением реквизитов организации и включения подоходного налога в стоимость аренды.