Как правильно организовать хранение документов: 6 простых шагов

Что мы обычно делаем со копиями документов, чеками или выписками? Засовываем их в ящик стола и стараемся больше никогда о них не думать. Пока неожиданно они не потребуются, и мы в панике и хаосе не начнём искать требуемую бумажку в завале макулатуры. Но всего этого можно запросто избежать!

Что нам понадобится: несколько свободных ящиков шкафа, 2 удобных лотка для писем и бумаг, этикетки или клейкие стикеры. Сейчас расскажем, как всё это поможет вам справиться с хаосом в документах.

Шаг 1. Посмотрите страху (и документам) в глаза

Соберите все чеки, сканы и оригиналы в одном месте. Вероятно, это будет огромная хаотичная стопка, в которой ваши справки из больницы и квитанции будут сочетаться со свидетельством о рождении ребёнка. Это нормально! Главное — увидеть весь масштаб накопившихся документов в одном месте.

Шаг 2. Подготовьте пространство

Чтобы всё спокойно разобрать, вам понадобится много места. Попробуйте освободить обеденный или рабочий стол. Документов и бумаг слишком много? Выделите зону на полу! Главное — чтобы вообще ничего не мешало.

Шаг 3. Обозначьте категории и рассортируйте по ним документы

Скорее всего, все ваши документы можно разделить на 2-3 категории (например: «коммуналка», «медицина», «чеки»). Но более чем вероятно, что стопок окажется и больше, и тут всё индивидуально: сколько вам нужно кип для счастья — столько и получится. Начините сортировать все бумаги по выбранным категориям. 

Шаг 4. Поработайте внутри категорий

Если всё сработало как надо, то сейчас перед вами несколько огромных стопок документов. Пришло время методично распределить каждую из них. Избавьтесь от того, что вам точно не понадобится: чеки из прошлого десятилетия, платёжки за квартиру, которые уже оплачены, и вот это всё. И, наоборот, выделите те документы, которые вам часто нужны.

Шаг 5. Выделите отдельный лоток для важных документов

Стопку того, что вам частенько требуется, можно отправить в отдельный лоток, который всегда будет у вас под рукой. В будущем рекомендуем заглядывать туда, например, раз в 2 месяца и делать ревизию, чтобы не захламлять всё снова.

Шаг 6. Разберитесь с не очень важными (но нужными) документами

Оставшиеся стопки в каждой категории бумажек распределите по их «возрасту»: снизу — самые старые, сверху — те, что поновее (или которые требуются чаще). Липкими листочками отмечайте объединяющую тему/категорию каждой мини-стопки: просто клейте её на самый верхний документ. Теперь всё это можно сложить друг на друга и отправить в отдельный лоток или органайзер. И опять же, регулярно делать там ревизию.

Что важно знать перед организацией документов

• Надо сразу принять: сортировка займёт прилично времени — особенно если у вас собралось очень много бумаг. Реалистично оценивайте свои силы. Вероятно, лучше разделить процесс на несколько сессий и дней.
• Вам не нужна сложная система: зачем утомлять себя разными цветами и подкатегориями, для которых нужна отдельная памятка? Чем проще и очевиднее, тем лучше.
• Если вы хотите брать отдельные полки для документов, сперва разделите их по категориям и оцените, сколько места вам действительно нужно. Возможно (и, если честно, довольно вероятно), большинство полок останутся полупустыми, потому что каждая отдельная группа документов «займёт» 20-30 страничек.